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これで完璧!退職届の書き方と注意点を徹底解説のアイキャッチ

これで完璧!退職届の書き方と注意点を徹底解説

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自己都合により会社を退職する際は、「退職届」や「辞表」を提出すると思っていませんか?
しかし、「何を書けばいいか分からない」「封筒には入れた方がいいのか」等、不明な点があることでしょう。
 そこで本記事では、退職届の書き方や注意点についてご説明させていただきます。

退職届とは

 言わずもがなですが、退職届とは、会社に退職する意思を伝える書類のことです。雇用契約の解除を意味するため、退職届が会社に受理された時点で、労働者と企業の双方が合意したこととなります。そのため、基本的に撤回することは出来ません。
このことから、退職が確定した後、最終確認書類として、会社から退職届の提出を求められることが多いのです。

退職届は提出すべき

 なお法律上では、労働者の口頭での退職意思を会社が承認した場合でも、退職は成立します。そのため、あくまでも退職届は任意で提出する書類に過ぎないのです。にもかかわらず、退職届の提出が一般的になっている理由は、書面に残しておくことで、労働者と会社の間のトラブルを防ぐ効果が生まれるためです。

会社から要求をされなかったとしても、トラブルを避けるために、労働者側から進んで退職届を提出した方がよいでしょう。

「辞表」を書くのは経営者や役員

 「辞表」はよく退職届と混同されがちですが、実は「辞表」は経営者や役員等が書くものです。そして、一般職の方は「退職届」を提出します。

退職届の書き方と注意点

 ここからは、退職届の書き方と注意点についてお伝えさせていただきます。

➀退職届は手書きが一般的

 退職届は、便箋にペンで手書きがよいでしょう。便箋やペンについての明確な決まりはありませんが、暗黙のルールとして、以下のようなものを選んだ方がよいです。

⑴便箋のサイズ

 下記のいずれかを選択することをお勧めします。

・A4便箋(210×297㎜)
・B5便箋(182×257㎜)
・セミB5便箋(177×250㎜)
・色紙判(177×230㎜)

⑵用紙の形式

・白いシンプルなもの
・罫線あり、無地どちらも可
・縦書きが一般的

⑶ペンの種類

・インクは黒
・万年筆またはボールペン(筆ペンやサインペンでも問題ないが字が潰れるおそれあり)
・油性・水性どちらも可
・フリクション等の摩擦で消えるペンは不可

②退職届の書き方(縦書き)

 便箋とペンの準備が出来たら、退職届を書いていきましょう。
退職届には縦書きと横書きがあります。まずは、一般的な縦書きの書き方をお教えします。
退職届に書く文言は決まっているので、下記をそのままお書きください。但し、改行箇所に関しては決まりがないため、用紙に応じ、見やすさを重視して適宜行うのがよいでしょう。

退職届縦書き

⒈一行目の中央に「退職届」と書く

⒉二行目の最下に「私事」と書く
※「私儀」にしても構いません。

⒊三行目に次の文章を書く
本文は「一身上の都合により、来たる平成〇〇年〇月〇日をもって退職いたしますので、ここにお届けいたします。」と記入しましょう。
※「〇〇年〇月〇日」には、退職交渉時に決定した「退職する日付」を記入してください。分からない場合は、退職交渉をした上司に確認をしましょう。

⒋一行空け提出する日付と所属部署名・名前を書く

⒌本人の名前の下に認印または三文判(どちらもシャチハタ不可)で捺印

・認印とは
 認印は、印鑑登録をしていないハンコのことをいいます。主に、意思確認を行うときや、承認をするときに使用することが多いです。一方、印鑑登録されているハンコのことを実印と呼びます。

・三文判とは
 三文判は、一般的に出来合いの安価なハンコのことです。最近では、文房具店、ホームセンター、100円均一店等で安い値段で手に入れることが出来ます。これらは、大半が機械で大量生産された同型印です。

⒍宛名は、退職する会社の正式名称と代表者名(基本的には社長)を書く
※会社名を(株)(有)等に省略することは不可です。
※代表名が本人の名前よりも上に行くように、余白を調整しましょう。
※「様」を忘れないように気をつけてください。「殿」と記しても構いません。

③退職届の書き方(横書き)

 退職届は、縦書きが原則とされていますが、会社から横書きでの提出を求められることもあります。横書きで書く場合、縦書きを単に横にすればよいわけではありません。一部書く順番が異なるのです。下記を参考に、横書きを作成しましょう。

退職届横書き

⒈一行目に中央寄せで「退職届」と書く

⒉二行目に退職届を提出する日付を書く

⒊三行目に退職する会社の正式名称、四行目に代表者名(基本的には社長)を省略せずに書く
 ※縦書きと同様、会社名を(株)(有)等のように省略することは不可です。

⒋五行目に次の文章を書く
「一身上の都合により、来たる平成〇〇年〇月〇日をもって退職いたしますので、ここにお届けいたします。」と記入しましょう。

⒌右寄せで「以上」と記し文章を締めくくる

⒍本人の名前を所属部署から書き、認印もしくは三文印で捺印する

 縦書きとの違いは、日付と宛名が本文より先に来ることです。さらには、本文の前に「私事」がなく、本文の後に「以上」が付くことも、縦書きとは違う点です。

④会社に退職届のテンプレートがある場合

 会社によっては、退職届のテンプレートが用意されていることがあります。そのテンプレートで提出を求められた場合は、会社の指示に従って記入をしていきましょう。この場合、労働者側で、退職届を別途用意する必要はありません。

⑤どんな理由も退職理由は「一身上の都合で」

 退職届には、明確な退職理由を書く必要はありません。意を決して退職理由を書いたとしても、会社から「『一身上の都合で』と書いてほしい」と訂正を求められる可能性もあります。
 どのような理由であろうとも、本人の意思で退職する場合は、「一身上の都合」と書きましょう。

退職届の封筒マナー

 退職届を書き終えたら、それを封筒に入れましょう。
 退職届に書く内容が決められているのと同様に、封筒にも決まりがあります。色やサイズ、構造、さらには、表書き・裏書きの仕方等、細かくマナーがあるのです。
 
というのも、退職届は退職出来るか否かを決めるナーバスな書類であり、封筒が汚れている等、非常識と思われてしまうようなことがあれば、受け取る側に嫌悪感を抱かせてしまうかもしれません。そのため、退職届を包む封筒には、細心の注意が必要なのです。
 一度でスムーズに受け取ってもらえるように、以下の通り、マナーに則った封筒を用意しましょう。

➀封筒の種類

封筒

 退職届を入れる封筒としてふさわしいものは、白色で無地な「白封筒」や「二重封筒」と呼ばれているものです。これらの封筒は、中身が透けないように紫色の紙等で二重構造になっており、あらたまった用件にふさわしいとされています。

 一方で、クラフト紙で出来た薄茶色の「茶封筒」は適切ではありません。茶封筒は領収書や請求書を入れるとき等、事務的な用途で使われるためです。作りも白封筒より安価で、退職届を入れるにはマナー違反といえるでしょう。

 また、白封筒や二重封筒でも、郵便番号を記入する「□□□-□□□□」という赤枠が、あらかじめ書かれているものは、出来るだけ避けましょう。退職届は原則として、郵送ではなく手渡しするもののため、無地のものが適切とされています。

②封筒の大きさ

 退職届は、縦長のスリムな封筒に三つ折りで入れるのが一般的です。
 そもそも退職届は人前で堂々と渡すものではありません。会社側は、退職者が出ることをあまり知られたくはないと思っていることでしょう。そのため、懐に忍ばせて手渡せるサイズの封筒がマナーに適しています。

③封筒の書き方

 退職届を入れる封筒が用意出来たら、次は封筒の表書きと裏書きです。書き間違えたときは、必ず書き直しましょう。修正液は印象が悪いため、間違っても使用してはいけません。

⑴表面は「退職届」、裏面は本人の名前と所属部署のみ

退職届 表面書き方

 封筒の表面には「退職届」と書きましょう。場所は中央のやや上寄りがよいです。
 裏面には、本人が所属した部署名とフルネームを左下に記入しましょう。宛名を書く必要はありません。

⑵黒のボールペンまたは万年筆で書く

 封筒に書くペンについては、黒を使用するという以外に、特に決まりはありません。かといって、筆ペンやサインペン、マジックは文字が目立ちすぎてしまうため、避けた方が無難です。

退職届を封入する際のマナー

 封筒に記入すべきことが終えたら、退職届を封入しましょう。
 そのときに、気をつけるべきことは以下の4点です。

➀書いた文章が内側にくるように三つ折りにする

 退職届を封筒に入れるためには折らなければなりませんが、折り方にもマナーがあります。折書いた文章が内側にくるように三つ折りにしましょう。
 くれぐれも、書いた文章を表側にして折ったり、二つ折りや四つ折りにしたりしないように気をつけなければなりません。

②封筒に入れるときの向きは右上が上にくるように

 封筒に入れるときには、向きにもマナーがあります。退職届を開いた状態で右上の角が、上向きになるように入れるのが良心的です。これは、右上の角を下向きに入れてしまうと、受け取った人が取り出した時、逆さになってしまうためです。

③ずれないように、きっちりと折る

 退職届を三つ折りにするときは、折った先端同士がずれないように、きっちりと慎重に折りましょう。折った部分がずれてしまうと、非常に目立ってしまい、たとえ中身を丁寧に書いたとしても、読み手にマイナスな印象を与えかねません。
 また、ズレがなく折れたとしても、折り目をつけた力が弱いと、提出までに浮かび上がってしまいます。浮かび上がることで、ズレが生じてしまうかもしれません。それを防ぐために、しっかり力を込めて折り目をつけるようにしましょう。コツとして、長い定規を使って折ると綺麗にしっかりと折ることが出来ます。

④退職届を封筒に入れるときこそ細心の注意を払う

 退職届を丁寧に折り、入れる向きに注意したとしても、最後の最後で、封筒に無理矢理押し入れて、曲がってしまったら、それこそ台無しです。
 そこで、封筒を先に膨らませ、ゆっくり入れることで、退職届が折れ曲がったり、しわが出来たりすることを防げます。強引に入れてしまうと、最悪の場合、退職届が破れてしまい、最初から全てやり直しになってしまうこともあるので、十分に注意しましょう。

⑤手渡しをする場合は、封筒にのり付けはしない

 退職届を手渡しする場合は、封筒にのり付けする必要はありません。但し、手渡し出来ない事情があって、郵送する場合等は、のりで封を閉じるのが常識です。その際は、必ず「〆」のマークを記すようにしましょう。

⑥退職届を提出するまでに期間がある場合

 提出をする日より、だいぶ前に退職届を作成して封筒に入れておきたい方もいらっしゃるかと思います。しかし、時間が経つと、しわがついたり、汚れたりするかもしれません。
 そのため、退職届を提出する日までは必ずクリアファイルに入れて保管しておきましょう。そうすることで、汚れやしわを防ぐことが出来るのです。

退職届を郵送する場合

 退職届は手渡しが原則ですが、病気で療養中の場合等は、会社から「郵送でいいから送って欲しい」と言われるケースもあります。
 その場合のマナーをお伝えします。

➀退職届の封筒よりも少し大きめの郵送用封筒を用意

 郵送をする場合、退職届を入れた封筒に直接宛名を書いて送るわけではありません。一回り大きい郵送用封筒を別途用意します。
郵送用封筒は、以下を参考にサイズを選びましょう。

・退職届の封筒が長形4号(90㎜×205㎜)の場合…長形3号(120㎜×235㎜)
・退職届の封筒が長形3号(120㎜×235㎜)の場合…角形5号(定形外。190㎜×240㎜)

②送付状を添える

 退職届の封筒とは別に、一筆箋のような送付状を用意しましょう。
送付状の内容は改まったものでなくとも構いません。相手に誠意が伝わるように書くとよいです。
 送付状の文章が思いつかない場合は、下記の例文をご参考ください。

株式会社〇〇 
〇〇部〇〇課 

拝啓 貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
すでにご存じだと思いますが、このたび一身上の都合により退職させて頂くこととなりました。
(突然な)退職により皆様に多大なご迷惑をおかけいたしますこと深くお詫び申し上げます。
同封の通り、退職届を提出させて頂きますのでご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
短い間(長い間)ではございましたが、大変お世話になりました。末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。
敬具

〇〇部〇〇課 

③郵送用封筒に宛名を書く

 
郵送用の退職届の書き方

 退職届の封筒と送付状を封入する前に、郵送用封筒に宛名を書きましょう。
以下のポイントを参考に書いてみてください。

・表面に、直属の上司か人事担当者宛に宛名を書く。
・宛名の左下に、赤ペンで「親展」と書く。
・裏面左下1/4ほどのスペースに、本人の住所と名前を書く。
・退職届の封筒と送付状を入れた後、封をして「〆」と書く。

 「親展」には「宛名本人以外は開けないように」という意味があります。誤って別の人が開けてしまい、退職することが職場に広まらないための配慮です。そのため、宛名を書くにあたっては、誰宛にすべきなのか、あらかじめ会社に確認をした方がよいです。一方的に決めつけて書かないようにしましょう。

④送付状を上にして郵便用封筒へ入れる

 郵便用封筒に必要事項を書き終えたら、上から送付状、退職届の封筒、という順に封入してください。送付状を上に重ねることで、「退職届」の文字が透けて見えないようにする役割を果たします。
 なお、郵送用封筒には封はしますが、退職届の封筒にはのり付けしなくても構いません。

⑤切手は郵便局の窓口で貼る

 料金不足で郵送されないことがないよう、切手は郵便局の窓口で貼るようにしましょう。また、無事に届いたか把握したい方は、配達証明(相手がいつ受け取ったかを証明すること)で郵送する方法が有効です。

状況別の退職届の書き方

 ここまで、退職届の書き方と注意点、また封筒や郵送のマナーを一通りお伝えしてきました。ですが、退職の状況によって、退職届の書き方が異なることがあります。
次からは、状況別の退職届の書き方を見ていきましょう。

➀結婚や出産、病気に伴う退職の場合

 先述の通り、いかなる退職理由であっても、自己都合で退職する場合は、「一身上の都合で」と明記します。よって、結婚や出産、病気等で退職する場合でも、先述の退職届の書き方と変わりはありません。

②定年退職の場合

 会社によっては、定年退職時に退職届を書くよう求められることがあります。この場合は、退職届ではなく「定年退職届」を書きましょう。特に、会社から指定がないようであれば、定年退職届は手書きとパソコン、どちらでも可能です。
 以下を参考にお書きください。

定年退職届けの書き方

⒈一行目に中央寄せで「定年退職届」と書く
⒉右上に提出する年月日を書く
⒊宛名として退職する会社の正式名称と代表者の役職名・氏名・「殿
」と書く

⒋一行空けて下記本文を書く

この度、わたくし〇〇〇〇は、〇月〇日をもって満〇〇歳となります。
この日をもちまして定年退職となりますので、ここにお届けいたします。
尚、退職後の連絡先は下記の通りです。

⒌一行空けて、本人の住所を明記し、その下に「TEL:」として電話番号を書く
⒍右寄せで、本人の所属部署名と名前を書き、認印もしくは三文印(どちらもシャチハタ不可)で捺印

手書きの場合

・A4、B5、セミB5、色紙判いずれかの便箋(無地・罫線ありいずれも可)を使用
・黒いボールペンもしくは黒インクの万年筆で書く

③契約社員の期間満了時の場合

 契約社員や派遣社員で、事前に決まっている契約期間が満了になり、退職になる場合は、退職届は書く必要はありません。但し、満了日を待たずに契約期間の途中で辞める場合は、正社員と同じく退職届を提出しましょう。

会社都合退職の場合に注意すること

 これまでは自己都合退職の場合の退職届の書き方をご説明させていただきましたが、ここからは、会社都合や解雇の場合、どうすればよいかをお伝えさせていただきます。

 このような場合は、退職届を書かなくてよいとされています。会社都合や解雇にも関わらず、退職届の提出を求められたという場合は、安易に提出しないようにしましょう。特に解雇の場合は、そもそも退職届を提出する必要がありません。
 
会社都合や解雇は、失業手当を退職後すぐ受け取ることが出来ます。しかし、自己都合退職扱いになると、3ヶ月以上待たなければなりません。また、退職金制度がある企業では、支給額に大きな違いが出てくることもあります。

→失業保険について、詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

 これは、退職後の生活に大きく関わってくる問題です。「おかしいな」と感じることがあったら、退職届を出す必要があるのかどうかを確認した方がよいです。納得のいく回答を得られなかった場合は、労働基準監督署に相談するのがよいでしょう。

→労働基準監督署についてはこちらで詳しく説明をしています。

会社都合でも退職届を提出させる理由

 しかし、企業はなぜ会社都合退職の人に、自己都合退職として退職届を提出させるのでしょうか。その背景には以下の2つが理由にあります。

会社からの配慮

次の就職先に不利にならないように自己都合退職として処理する、といったような退職者への配慮をする会社がありします。確かに、法律違反や不祥事、規則違反などが原因で解雇の場合、再就職時の選考に影響が出ることは避けられません。
しかし、自分の意思で辞めたことにすれば、履歴書や面接では別の退職理由を話すことが出来るため、自己都合退職を勧めてくる場合があります。

会社を守る

 退職者を配慮する会社がある一方、会社を守りたいという理由で、退職者に自己都合を促す会社があることも事実です。
 
労働者を解雇した場合、後に解雇された本人から訴訟を起こされる可能性があります。しかし、自己都合で退職したと処理してしまえば、訴訟を起こされることがないため、会社は守ることが出来ます。

 さらに、会社都合で退職した人がいる場合、会社は国から受け取っている助成金が減額になりかねます。そのような事態を防ぐために、会社は自己都合退職にしたがるのです。

以上、「会社からの配慮」「会社を守る」のようなことがあるため、たとえ『あなたの経歴を汚さないためにも、自己都合退職にしてみたらどうだ?』『解雇だとあなたのためにならない』等と言われたとしても、会社都合退職の場合、退職届を書くべきか一度冷静に考えてみて下さい。

まとめ

 退職届は退職するか否かを決める大切な書類です。そのため、相手に誠意を伝えられるよう、退職届や封筒には様々なマナーがあるのです。
気持ちよく退職が出来るよう本記事を参考に、ぜひマナーに則った退職届を書いてみましょう。きっと会社にその誠意は伝わるはずです。
 
また、会社都合退職の場合は、一度立ち止まって退職届を提出する必要があるのかどうかを考えてみましょう。提出するべきではないのに提出してしまって、損をしてしまうのは本人です。くれぐれも間違いや誤解のないよう、細心の注意を払ってください。

この記事の著者

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編集部

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